Gepubliceerd op: 27 februari 2024 In de zomer van 2023 lanceerde een van onze klanten in de Life Sciences de vraag om een project op te starten met maar liefst 20 ingenieurs. Select Projects won deze belangrijke tender en mocht aan de slag met het opzetten van een team. Maar hoe ging die opstart? Hoe ga je in enkele maanden tijd van geen team naar eentje van 30 experts?
We spraken, een half jaar na die opstart met Sofie, die binnen Select Projects de SPOC (Single point of contact) is voor dit team
In augustus 2023 kwam het goede nieuws dat Select Projects bij één van haar klanten in de Life Sciences een groot project mocht overnemen met daarin engineering, Project Compliance, Base Business Compliance, Project Support en RCM activiteiten. Om die taak te vervullen, zouden minstens 20 ingenieurs nodig zijn. De zoektocht kon dus beginnen. Sofie, die het interne team van Select Projects ook al bijstond bij het binnenhalen van dit project, legt uit hoe die opstart verliep.
Hoe ben je aan deze opdracht begonnen?
Sofie: 'Het werd snel duidelijk na het binnenhalen van de tender dat we er met een team van 20 ingenieurs niet zouden geraken en dat we naar een 30-tal experts zouden moeten groeien. Zo’n team van 30 experts staat er niet van de ene week op de andere. Je kan dat niet in één keer neerzetten, maar moet het opdelen in fases, en prioriteiten stellen. Ik heb eerst prioriteit gegeven aan het engineering deel, omdat er al bepaalde projecten binnenkwamen, die niet konden wachten.
De volgende stap was om het compliance luik op te starten, want zonder compliance kan je in de farma geen project doen.Onze RCM activiteiten hebben we na nieuwjaar opgestart. Daar zaten een aantal collega’s die het reilen en zeilen van de afdeling al kenden en nu mee deel uitmaken van het Select Projects team. Dat verliep dus vrij vlot.'
Wat was het moeilijkste aan die opstart?
Sofie: 'Het moeilijkste waren de projecten die bleven doorlopen. Dit moest dan gecombineerd worden met bijvoorbeeld de wekelijkse onboarding van nieuwe medewerkers en het samenstellen van de teams. Gelukkig was er overal een goede mix tussen junior en meer senior talent. Dat hadden we bewust zo gedaan, zodat de meer ervaren teamleden de andere collega’s ook wat op sleeptouw konden nemen.
De opstart was daarom ook echt een team effort. De meeste van onze teamleden zijn het gewend om zelfstandig hun weg te zoeken in een nieuw bedrijf, op een nieuw project en hebben dat hier ook voortreffelijk gedaan. Dat heeft ervoor gezorgd dat er geen pieken in onze workload zaten en we voldoende tijd konden nemen om de teams samen te stellen.
Daarnaast was er steeds begrip vanuit de klant wat ook zeker heeft bijgedragen aan deze succesvolle opstart. Zij wisten ook dat we ons niet zo snel konden inwerken zoals dat in een ideaal scenario zou gaan. Toch is de opstart heel rustig verlopen.'
Hoe heb je die rust kunnen bewaren?
Sofie: 'Door zelf rustig te blijven. Want stress, dat is besmettelijk. Ik heb ook heel veel aan het team gehad. Als je een projectteam van 30 experts uit de grond moet stampen, moet je sommige zaken delegeren. Als SPOC is het dan belangrijk om het overzicht te bewaren. Als iemand met een vraag tot bij mij kwam en ik wist dat een andere collega net hetzelfde probleem had opgelost, kon ik ze naar elkaar doorverwijzen.'
Wat is jouw rol vandaag als SPOC ?
Sofie: 'Nu het projectteam quasi volledig is samengesteld, bestaat mijn rol vooral uit de coördinatie tussen de klant en het projectteam. Ik luister naar wat onze collega’s nodig hebben en ga dan aankloppen bij de klant of andersom. Wanneer de klant een nieuw project wilt opstarten, bekijk ik wie dit kan oppakken en indien onze workload te hoog is, is het mijn taak om dit correct te communiceren aan onze klant of een oplossing te zoeken.'
Waarom sprak deze functie je aan?
Sofie: 'Dit project lag in het verlengde van wat ik bij Estee Lauder eerder al had gedaan, weliswaar op een kleinere schaal. Daar was ik project validatie lead voor een team van 10 à 15 medewerkers. Ik zag ook de gelijkenissen wat betreft compliance en engineering. Zelf ben ik van mening dat die twee nauw met elkaar in contact moeten staan. De meest kwaliteitsvolle projecten, zijn die waar compliance vroeg in betrokken wordt. Binnen dit nieuwe project, zie ik dat ook als een grote troef.'
Hoe probeer je die samenwerking tussen compliance en engineering te ondersteunen?
Sofie: 'Omdat wij met Select Projects zowel engineering als compliance voorzien in dit project, is het al een stuk eenvoudiger om die samenwerking te gaan verbeteren. Het enige struikelblok vandaag is de grootte van het team. Toch probeer ik vanuit mijn rol die twee afdelingen zo goed mogelijk met elkaar in contact te brengen. Er gaat via mij heel wat informatie van compliance naar engineering en omgekeerd. De meerwaarde daarvan heeft zich op zo’n korte termijn al bewezen!'
Wat staat er nog op de planning nu de opstart zo goed als rond is?
Sofie: 'We hebben nog niet ten volle kunnen inzetten op optimalisaties omdat we nu nog zitten in wat we noemen “de transitie fase”. Dus dat is iets waar we nu mee aan de slag willen gaan in de komende maanden. Verder vind ik ook het menselijk aspect erg belangrijk. Daarom willen we ook nog meer gaan inzetten op connecteren via teamactiviteiten. De opstart is nu gebeurd, nu kunnen we verder gaan bouwen aan dat team. Zowel naar optimalisaties maar ook naar menselijke relaties onderling.'
We wensen via deze weg het heel projectteam in Geel proficiat met hun geslaagde opstart en heel veel succes met het verdere verloop!
Ben je zelf op zoek naar een uitdagend project in de Life Sciences? Bekijk dan zeker onze openstaande vacatures!